Полный цикл: ввод со сканера, обработка и контроль комплектности, регламентное хранение, выдача дел со склада и своевременная утилизация. Один контур вместо станции сканирования, таблицы учёта и картотеки в подвале.
Собственный клиент захвата — в цепочке ввода не остаётся зарубежного capture-софта.
Бумажных документов всё ещё достаточно, чтобы держать отдельную станцию сканирования и людей на ней.
Нужно разделение пачки на документы, распознавание штрихкодов и пакетная загрузка в систему — без ручного переименования файлов.
Работа идёт по скану, но нужно видеть, пришёл ли бумажный оригинал, где он сейчас и кто за него отвечает.
Нужен контроль комплектности пакета и гарантия, что его обработают в срок, а не «когда дойдут руки».
Сканируют в одном месте, обрабатывают в другом, и нужен обратный ход для некачественных сканов.
Руксео закрывает весь цикл работы с бумагой: ввод, обработка, регламентное хранение, заимствование со склада, своевременная утилизация.
Станция сканирования захватывает пачку, режет её на документы по штрихкоду и отдаёт на сервер вместе с метаданными.
Распознавание, определение типа, извлечение реквизитов, привязка к уже заведённой карточке, проверка оператором.
Документ ложится в дело по номенклатуре, за делом закрепляются срок хранения и физическое место.
Дело выдаётся сотруднику под роспись: кому, зачем, до какой даты. Просроченные возвраты видны, по ним уходят напоминания.
По истечении срока — экспертиза ценности, акт о выделении к уничтожению, согласование. Дела под запретом в акт не попадают.
Этапы 3–5 подробно — на странице долговременного архива.
У документа есть отдельный статус оригинала, независимый от статуса самого документа. Пока оригинал не дошёл, это видно в реестре; когда дошёл — зафиксировано, кто принял и когда. Дальше оригинал уходит в архив, может быть выдан и должен вернуться.
Документ заведён, бумага не поступала. Состояние по умолчанию — видно, чего ждём.
Зафиксированы дата поступления и сотрудник, который принял бумагу.
Оригинал передан на хранение: дата, ответственный, место хранения дела.
Кому выдан, кем, когда — и когда вернулся. Невозвращённое видно сразу.
Зачем это нужно. Бухгалтерия и юристы работают по скану, но при проверке предъявлять придётся бумагу. Отдельный учёт оригиналов превращает вопрос «а где акт?» из поисковой операции в запрос к реестру.
Пакет документов по сделке контролируется как целое: система знает, какие документы должны в нём быть, и показывает неполные комплекты отдельным реестром.
Сканирование и обработка разделяются правами и очередями: оператор станции не работает с карточками, бэк-офис не занимается сканером.
Если у вас формализованный регламент возврата между офисами — принесите его на обследование: разберём, что закрывается настройкой, а что потребует доработки.
Нет. Станция работает с любым сканером, у которого есть стандартный драйвер: WIA или TWAIN в Windows, SANE в Linux, а сетевые аппараты подключаются по eSCL. Промышленный потоковый сканер даёт скорость, но принципиально ничего не меняет.
По листу-разделителю со штрихкодом: он вставляется между документами при подготовке пачки, и система режет поток по нему. Поддерживается 17 форматов штрихкодов. Если штрихкод несёт номер уже заведённого документа, скан сразу находит свою карточку.
Результатом. Обычное сканирование даёт файл, который потом кто-то называет, раскладывает и заносит в учёт. Здесь на выходе карточка документа в нужном реестре: с типом, реквизитами, связями и местом в номенклатуре дел. Ручной работы между сканером и учётом не остаётся.
Он останется в статусе «нет оригинала» и будет виден в реестре — задача не потеряется. Работа по копии при этом не блокируется: это сознательное разделение статуса документа и статуса бумаги.
Да. У дела фиксируется место хранения, а выдача оформляется с указанием получателя, цели и срока возврата. По приближении срока уходит напоминание, невозвращённые дела видны отдельно.
Привезите или пришлите образцы своих бумажных документов — отсканируем, разделим, распознаем и покажем, как они превращаются в карточки и уходят в дело.