Документы раскладываются по номенклатуре дел, у каждого дела есть срок хранения, а уничтожение проходит через экспертизу ценности и согласование с обоснованием. Документы под разбирательством защищены от уничтожения.
Правила архивного дела заложены в модель данных. Подписанные документы получают усиление подписи до архивного формата, чтобы её можно было проверить и через десять лет.
Экспертиза ценности проводится вручную, риск уничтожить то, что нельзя, ничем не закрыт, а доказать, что уничтожение прошло по процедуре, — отдельная работа с бумагами.
Сколько хранить конкретное дело, знает один человек. При его уходе знание уходит вместе с ним.
Акт есть, а связь с конкретными документами и основанием — нет. Проверяющему показать нечего.
Дело, фигурирующее в разбирательстве, уничтожается по общему сроку, потому что запрета в системе нет.
Номенклатура организации ведётся по годам, дела наполняются документами с известным сроком хранения, а уничтожение выполняется как процесс — с экспертизой, обоснованием и согласованием.
| Возможность | Что даёт |
|---|---|
| Номенклатура дел | Разделы и статьи по номенклатуре организации, с ведением по годам |
| Архивные дела | Ведение дел с составом документов, передачей и описями |
| Сроки хранения | Срок закреплён за делом и считается автоматически от даты закрытия |
| Экспертиза ценности и уничтожение | Уничтожение по правилам: обоснование, согласование, акт |
| Запрет на уничтожение | Юридическое удержание: дело под разбирательством заблокировано от уничтожения |
Дело заводится по статье номенклатуры соответствующего года и наполняется документами из оперативного контура.
Дело закрывается и передаётся в архив по описи; срок хранения начинает считаться автоматически.
По истечении срока дело попадает в отбор на уничтожение и проходит экспертизу с обоснованием решения.
Согласованный акт фиксирует состав уничтоженного; дела под юридическим удержанием в отбор не попадают.
Сценарии демонстрируются на DEMO-стенде под задачи заказчика.
Правило хранения живёт в номенклатуре организации и применяется ко всем документам дела одинаково — независимо от того, кто их туда положил.
История передачи, экспертизы и согласования остаётся в системе — вместе с составом уничтоженного и основанием.
Свободное ядро Nuxeo под лицензией Apache 2.0 с публичным бенчмарком на 11 млрд документов — архив за десятилетия его не исчерпает.
Покажем ведение дел и уничтожение на ваших статьях номенклатуры, обсудим передачу документов из оперативного контура и требования к архивной сохранности подписи.