Номенклатура дел, архивные дела с составом документов, учёт сроков хранения, экспертиза ценности и уничтожение с обоснованием — и запрет на уничтожение того, что находится под разбирательством.
Модель хранения построена по правилам архивного дела: номенклатура, дела и тома, сроки хранения, экспертиза ценности, акты о выделении к уничтожению.
Экспертиза ценности делается вручную, уничтожение — «на глаз». Это двойной риск: нарушить архивные правила и уничтожить то, что уничтожать нельзя. А найти, какие дела пора закрывать, и доказать проверяющему, что уничтожение прошло по процедуре, — отдельная работа на несколько дней.
Дела формируются в конце года авральным порядком, часть документов остаётся вне номенклатуры.
Нет доказуемой процедуры: кто согласовал, на каком основании, какие дела вошли в акт.
Документы по спору или проверке живут в общем потоке и могут попасть под плановое уничтожение.
Исполненный документ списывается в дело по номенклатуре — из документооборота, кадрового или финансового контура.
По окончании года дело закрывается, формируется том, фиксируются срок и место хранения.
По истечении срока дело попадает в отбор: постоянное хранение, продление или выделение к уничтожению.
Акт согласуется по маршруту и подписывается; дела под запретом на уничтожение в акт не попадают.
Модель хранения настраивается под номенклатуру и регламенты вашей организации — в конфигураторе, без доработки кода.
Возьмём фрагмент вашей номенклатуры дел и соберём его на стенде: заведение дела, списание документов, контроль сроков и процедуру выделения к уничтожению.