Номер документу присвоить несложно. Сложнее через полгода ответить, кто его согласовывал, почему на это ушло две недели и где лежит ответ контрагента. Руксео держит вместе входящие, исходящие и внутренние документы, поручения и резолюции и весь договорной цикл — от потребности и конкурса до подписания и контроля обеспечения.
Журнал в таблице, папка в почте или коробочная программа отвечают на один вопрос: под каким номером и когда. Дальше документ уходит в переписку, а вместе с перепиской уходят сроки и версии. Через месяц объяснить, почему решение было именно таким, может только тот, кто вёл вопрос, — если он на месте.
Кто согласует, в каком порядке и что делать, когда согласующий в отпуске. И почему документ третий день стоит на одном шаге.
Видеть, что просрочено и у кого, — до того как об этом спросит руководитель или контрагент.
Перестать восстанавливать историю вопроса по цепочке писем с вложениями «финал_2_правки.docx».
Знать, какая редакция последняя. И не собирать визы на файле, который уже устарел.
Входящее письмо, ответ на него, договор и поручение по нему связаны в системе — и остаются связанными, когда сотрудник уходит в отпуск или увольняется. Восстанавливать цепочку по чужой почте больше не нужно.
Сейчас правки к нему в почте, вопрос по нему в мессенджере, а решение — в устном разговоре.
Если узнали хотя бы три пункта — регистрацией дело не закончится. В Руксео номер документа это начало: к нему привязываются маршрут, сроки, версии и вся переписка по вопросу.
Модули стоят на общем ядре, поэтому договор, приказ и входящее письмо связываются напрямую — без интеграций и без повторного ввода данных.
Карточка договора с контрагентом, суммой и сроками проходит маршрут согласования и подписывается электронной подписью.
По договору издаётся приказ о работах на объекте — зарегистрирован в своём журнале и связан с договором.
По резолюции создаются поручения со сроками. Как они исполняются, видно в разделе «Руководителю».
Подрядчик просит перенести сроки. Письмо регистрируется и привязывается к договору, поэтому вопрос разбирается вместе со всей историей сделки.
Демонстрация идёт на стенде, наполненном данными вымышленного холдинга. Стенд обновляется каждую ночь, так что на встрече можно нажать любую кнопку — в том числе не ту, которую мы собирались показать.
Пришлите один настоящий маршрут согласования — соберём его на стенде и пройдём вместе от регистрации до подписи.